当员工有问题时，你是否确保答案易于找到，还是让他们摸不着头脑？在你的组织中，知识是否得到了妥善管理，或者你是否依赖于员工之间分享隐性知识，或者潜在地重复冗余工作？

如今，大多数组织都充满了知识工作者。也就是说，他们依赖于可用性和准确性的知识来执行他们的工作角色。当员工远离有形产品时，集体智慧的质量决定了组织的成功与失败。

《财富》500强公司每年因未能分享知识而损失至少315亿美元。

这意味着组织需要一个知识管理系统来帮助整个公司组织和共享这些知识。没有一个集中的知识存储库，员工将被迫在不同的来源中搜索重要答案，从而浪费时间和资源。

什么是知识管理？

知识管理是任何组织内外部知识的存储、组织、管理和共享。知识管理依赖于人、流程和技术的成功，并常常是决定企业兴衰的因素。

知识管理系统被用来通过搜索或发现为员工提供重要信息的访问。这些系统由运营团队启动和维护，他们负责这些知识的质量。

知识管理将知识存储在一组谷歌云盘文件夹中开始进行共享，但很快发展利用知识管理系统管理专业知识，并提供所需的所有功能，以便用户以快速搜索和检索知识，而不必求助于同事、客服。

知识管理在组织中的重要性

知识工作者依赖于最新和准确的知识来正确执行他们的工作。问题在于，知识是一种不断变化的资产，因此对公司来说很难确定他们知不知道这些资产。

正如知识专家彼得·德鲁克曾经说过的，“知识与所有其他资源不同，它不断地使自己过时，以至于今天的先进知识就是明天的无知。而且，重要的知识容易受到迅速而突然的转变影响。”

知识管理是持续管理这些知识的过程，使其成为员工的有用资源。知识管理系统可以定期适应变化，并以最适合员工的形式提供知识。

借助正确的知识管理资源，员工将更加高效并与团队其他成员更有效地合作。他们将节省搜索信息的时间，并且被授权分享自己的知识，有助于职业发展。

知识管理的主要好处包括：

• 员工被授权实现其目标，因此浪费的资源和时间较少；
• 随着关键员工离开组织并带走知识，丢失的重要知识较少；
• 员工能够做出更好的决策，因为他们可以获得执行工作所需的知识；
• 企业在知识传输和保留方面落后的竞争对手相比，具有显著的竞争优势。

实施知识管理面临的7个关键挑战

尽管有益处，但组织在实施知识管理时面临着一些障碍。知识管理存在许多挑战。在本文中，我们将讨论一些最常见的挑战。

过时的技术

企业的员工很可能有自己的系统和方法在组织内寻找知识。不幸的是，这些解决方案可能非常过时，不适合现代知识管理系统。他们可能正在使用笨重的搜索功能，或者在分发到许多存储库中的知识方面苦苦挣扎。

当员工与遗留系统搏斗时，这使得成功的知识共享几乎不可能。该技术不适合一个敏捷的现代组织，该组织需要以闪电般的速度访问知识，以保持竞争力。

员工短缺

有时组织缺乏员工对知识分享努力的贡献。如果员工不花时间记录他们的知识，那么任何知识管理倡议都将失败。当员工忙于其他任务时，他们不会意识到投资于未来的知识的重要性。

许多团队正在应对员工不优先考虑知识分享的问题，因为这没有融入他们的文化或得到奖励激励。没有建立一个系统来正式创建和分发知识，所以员工把所有知识都放在脑子里，当需要提问时会感到恐慌。

时间不足

与员工不兼容的优先事项密切相关的是一种认为缺乏时间创建知识的看法。当一个项目的截止日期临近时，没有员工会停下来记录他们的知识，因为他们根本没有足够的时间。其他任务被列为更重要的任务，结果是KMS被搁置，因为没有人使用它。

管理承诺失败

在知识管理倡议能够扎根之前，它必须得到高级管理层的支持。不幸的是，管理层往往很慢才采用新技术，当员工看不到正确的行为模式时，他们会效仿已经树立的榜样。

当管理者不分享知识时，员工也会囤积知识，认为这是正确的做法。高级领导层负责灌输知识分享的文化，但他们可能认为知识对他们的角色或部门不重要。

抵制组织变革

正如我们之前提到的，员工可能已经采用了自己的知识分享技术和系统，尽管这些技术和系统不适合真正的知识管理。说服员工采用新方法可能会很困难，因为他们抵制组织变革，并且他们可能以前见过类似的倡议失败。

与现有的行为模式相比，改变到新的做事方式通常会感觉需要更多的努力，无论它们有多么不方便。如果员工认为他们的方法已经有效，他们会对新知识管理系统的价值持怀疑态度。

不可靠的信息来源

企业可能已经有一个知识管理系统，但员工认为它是一个不可靠的信息来源。也许知识是不准确或过时的，当员工做出关键业务决策时，这往往会带来更多的害处而不是好处。

如果信息没有用处，那么KMS的采用将彻底失败。员工会经常使用获取知识最容易和最可靠的途径，而在这种情况下，这是他们同事的头脑。一个不可靠的KMS比没有KMS更糟。

信息不易获取

企业的信息可能就在一个地方存放着，但员工很难获取。这可能是因为它的结构不直观，或者搜索功能不够强大。毋庸置疑，当员工无法获取信息时，他们就不再使用现有的知识管理系统，而是转向他们的同事。

当使用像云盘这样的工具时，这可能是一个特别的问题，因为拥有的文件越多，搜索就越困难，过滤结果也越困难。如果缺乏智能搜索系统，知识就会变得难以理解。

克服挑战的有效方法

组织可以采取具体步骤来帮助他们克服知识管理策略中固有的常见知识挑战。在这一部分，我们将探讨组织可以克服这些问题并在知识管理中取得成功的七种方法。

设定清晰的目标

当企业确切地知道自己想要达到什么目标时，知识管理就变得更加现实。也许目标是提高组织内的生产力或减少重复工作。实施知识管理策略必须值得付出努力，否则注定会失败。

设定的目标必须是可实现的，并激励员工采纳新系统，向他们展示如果按照计划行事，他们将获得的收益。在某种程度上，员工应该知道现有系统不起作用，这将使他们愿意接受新的目标。

组建团队

知识管理始终是一个团队的努力。没有一个单独的个人会对KMS的成功负责，因为必须组建一个团队，他们将为贡献、更新和分发知识做出贡献。这需要团队成员拥有明确的角色和责任。例如，企业负责人可能有一组内容审查员。

建立一个将推出和维护知识管理策略的团队对于责任制非常重要。他们不仅要负责知识的创造，而且还将模范必须的文化变革，以确保倡议成功。

选择适当的流程

知识管理需要一套存储和共享知识的流程。企业需要让员工知道他们如何提交他们的贡献，以及如何标记一篇文章进行审查。企业需要管理所有与知识相关的活动的端到端过程，以将知识管理嵌入到组织中。

记录流程可能有助于确保团队都遵守各种步骤。知识管理在每家公司都会有所不同，企业雇佣的每个员工都需要了解企业的工作方式。

为团队简化事务

如果变化比他们已经习惯的更复杂，企业的团队就不会接受。如果现有的知识流程更容易处理，团队就会固守已有的方式，对变化抵触。一个功能强大但简单的知识管理系统是鼓励团队采用新的知识分享方式的解决方案。

简单并不意味着简陋！知识管理系统应该易于使用，同时足够灵活，可以适应不同的工作方式。技术应该根据团队的需求来塑造自己，而不是相反。

推广知识分享文化

组织中的高级领导者和知识倡导者可以推动知识分享文化。当员工看到有影响力的领导者体现正确的行为时，他们更有可能效仿。更为关键的是，当员工看到知识分享的好处时，他们会被激发参与其中。

当知识分享被文化认可时，员工变得更加投入和愿意贡献。知识分享应该在你的文化中根深蒂固，以至于自然而然的使用知识管理系统和工具来查找和分享知识。

配置适当的知识管理软件

如果没有正确的工具来存储和共享知识，知识管理就无法实现。具有前瞻性的公司投资于解决方案，如知识库软件，以帮助他们进行知识存储和检索，这些解决方案具有正确的功能集，可以帮助组织实现目标。

Baklib的解决方案就是提供直观的内容管理系统，使员工能够撰写和发布文章。文章可以结构化地放置在一个清晰的分类系统中，并且可以通过功能强大、容错率高的搜索来访问。使用Baklib，创建和查找内容都变得轻松，这对你的知识管理工作至关重要。

激励员工贡献

员工的工作角色应该包括他们应该为知识管理系统做出贡献。以财务奖金或额外的休假形式奖励最多产的贡献者。当员工看到贡献的原因时，他们更有可能分享他们的知识。

一个强大的知识管理系统包括整个组织的贡献。团队中的每个人都可以提供有价值的东西，他们的帮助可以使企业开发出一个更有帮助的资源库。只有当员工高度参与并愿意分享他们的知识时，知识管理策略才能取得成功。

总结

知识管理是提高组织生产力的强大方式。当员工浪费更少的时间寻找知识时，他们可以花更多的时间在价值创造和关键任务活动上。当企业能够利用劳动力中潜在的知识时，他们就会更加成功。

当员工获得授权时，他们会创造卓越的产品和服务，并为企业最重要的利益相关者（客户）提供更好的支持标准。知识不应该是消耗士气的负担，而应该成为组织现在和将来保护和共享的重要资源。

像Baklib这样的工具可以帮助组织将知识管理工作提升到一个新的水平。通过利用Baklib的内容创建过程，可以随时向公司中的每个人提供知识，当每个人都快堵地完成工作时，这也会使利润增加和整体业务增长。